Ledarskap.biz

Kunskapens träd innehåller många äpplen. Röda, gröna och ännu grönare. Söta, syrliga och ibland lite kärva i smaken. Äpplet njuts bäst i små tuggor så att man hinner känna hur de smakar. På samma sätt är det med kunskapen.

Den behöver erövras bit för bit, prövas och tillämpas så att den verkligen sitter.

Att kommunicera är framförallt ett sätt att tänka och vara. Men det finns också teorier, modeller och praktiska tips att lära sig för den som vill nå framgång. Vår onlineskola i kommunikation har ambitionen att förmedla grundläggande kommunikationskunskap - från teori och planeringsverktyg till praktiska kommunikationsfärdigheter. Tag en tugga och njut!

Kommunikation och tre viktiga begrepp

Information

Information kommer från latinska verbet informare som betyder ge form åt. Att informera innebär alltså att ge fakta och rådata en sådan form att det blir begripligt och intressant för någon annan. Med andra ord, processen att skapa budskap.

En professionell informatör och många andra har detta som yrke, till exempel journalister, skribenter, webbredaktörer, illustratörer, formgivare och copywriters. Men ett budskap ska också spridas, tas emot och påverka på något sätt. Därmed är vi inne på nästa nyckelord.

Kommunikation

Kommunikation kommer också från latin. Communicare betyder att göra någonting gemensamt, det vill säga skapa en gemensam förståelse eller helt enkelt bli överens. Kommunikation handlar om hela denna påverkansprocess. Vi kan påverka: känslor, kunskaper, attityder och beteenden.

En professionell kommunikatör behärskar hela processen. Det behövs kunskap om kanaler, språk och människor, om samhälle, trender och marknad. Många andra yrkesgrupper har liknande kunskaper: till exempel psykologer, intervjuare, marknadsförare, samhällsvetare och pedagoger. Kommunikationsarbetet har ett långsiktigt syfte och därmed kommer vi in på det tredje begreppet.

Relation

Relation innebär en etablerad kontakt mellan två parter som leder till ett ömsesidigt engagemang. Detta är kommunikationens yttersta syfte. Ordet relation återkommer också i begreppet PR - Public Relations. PR betyder skapa goda relationer (relations) med alla de intressenter (publics) som man är beroende av för att nå framgång med sin verksamhet.

I marknadsföringslitteraturen är relationsmarknadsföring ett centralt begrepp. Det innebär att man eftersträvar ett samspel mellan säljare, kunder och samarbetspartners där samtliga vinner på utbytet. Som professionell relationist - om nu en sådan beteckning finns - arbetar man med att bygga, vårda och utveckla företagets relationer. Då tänker man mera i termer av personlig kommunikation än i kampanjer. I den rollen lånar man kompetens från till exempel psykologer, pedagoger och säljare.

En skicklig kommunikatör har förmågan att:

• förädla rådata till meningsfulla budskap
• kommunicera budskapet så att andra blir engagerade och kan dela kunskapen
• bygga nätverk och vårda relationer

TIPS!

Analysera situationen på din arbetsplats och tänk efter:

• Hur är kvaliteten på informationen?
• När och hur kommunicerar man?
• Finns goda relationer?

Praktisk kommunikationsteori

Ingenting är så praktiskt som en god teori. Här är en grundläggande modell som hjälper dig tänka rätt när du planerar budskap och kommunikationsaktiviteter.

Kommunikationsvetenskap. Professionella informatörer grundar sitt arbete på ett antal teorier och modeller. Kommunikationsvetenskap som ämnet heter på högskolan tangerar många discipliner: journalistik och medievetenskap, språk och retorik, samhällsvetenskap, ekonomi och marknadsföring, socialpsykologi, pedagogik och inlärningspsykologi.

Basmodellen för påverkan utgår från att det är en sändare som vill påverka en grupp mottagare. Sändaren har ett mål - att åstadkomma en reaktion hos mottagarna. Vad ska mottagarna känna till, kunna, tycka och göra när de tagit del av informationen?

Man kan laborera med fyra faktorer för att säkerställa att kommunikationen får avsedd effekt: Sändaren, Budskapet, Kanalerna och Mottagaren. Denna modell fungerar bra för kampanjer och informationsplanering, men inte för relationsarbete.

Relationsmodellen utgår från att kommunikationsprocessen är en delad upplevelse, där man utbyter information på lika villkor. Här handlar det inte om att övertyga någon annan med sina egna kloka argument. Viktigare är att lyssna, ta in information, och tolka. En dynamisk process som ständigt utvecklas.

TIPS!

Utgå från en situation där du är missnöjd med din egen insats som kommunikatör. Använd påverkansmodellen för att analysera vad som hände.

• Vad gjorde du som sändare?
• Vilka störningar uppstod?
• Vad blev effekten?
• Vad kunde du gjort istället?

En kommunikationspolicy anger förhållningssätt och ansvar

En uttalad vision för hur man vill hantera kommunikationen i företaget är en förutsättning för att alla ska kunna bidra till ett öppet informationsflöde och ett positivt kommunikationsklimat.

En kommunikationspolicy brukar finnas i de flesta organisationer. Här finns de långsiktiga målen, värderingarna och en tydlig ansvarsfördelning. Finns en informationsavdelning har den ett övergripande ansvar, men det praktiska ansvaret brukar vara delegerat till varje chef och medarbetare. Policyn ska vara så känd att alla kan agera i dess anda!

TIPS!

Ta reda på om det finns en kommunikationspolicy på din arbetsplats.

• Om policy saknas, vilka osynliga regler är det då som styr informationen?
• Om policy finns, hur tydlig är den? Du kan använda följande checklista när du kollar.

Svarar du JA på minst sex av nedanstående frågor har ditt företag en tydlig policy för intern kommunikation.

1. Finns en tydlig vision för hur kommunikationen ska bidra till visionen för verksamheten?

2. Är värderingarna klart uttryckta, det vill säga hur vi ska informera?

3. Finns en klar ansvarsfördelning mellan ledning, informationsavdelning, chefer, medarbetare?

4. Alla chefer har en nyckelroll i informationen, framgår det?

5. Är uppföljningsansvaret tydligt, det vill säga att ledning/informationsavdelning leder, samordnar och följer upp andras kommunikationsansvar?

6. Finns viktiga målgrupper/intressenter angivna?

7. Finns strategier för att nå dessa?

8. Är policyn förankrad hos alla berörda? Märks den i vardagen? Känner du själv till den?

Så här gör du en kommunikationsplan

Varje ledare för projekt, processer och verksamheter behöver en kommunikationsplan  för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid. Gå igenom de här åtta frågorna i tur och ordning och du har en kommunikationsplan!

Vad är kommunikationsproblemet?
Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. Hur kan du utveckla din verksamhet med hjälp av kommunikation? Vilka problem finns i nuläget? Vilka är möjligheterna?

Vad är målet och vem är målgruppen?
Målgruppsanalysen är avgörande. Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du förändra? Vad vill du att målgruppen ska kunna, tycka, göra som ett resultat av den insats du planerar? Exempel: jag vill att samtliga medarbetare ska känna till företagets affärsplan, att 90 procent ska vara positivt inställda till den planerade förändringen, att 50 procent aktivt ska engagera sig i processen. Om du inte formulerar ett klart mål, kan du heller inte mäta resultatet.

Vilken strategi(er) är bästa vägen?
Hur når du bäst målgruppen? Hur vill de ha informationen? Är det viktigt att vara snabb eller är det en djup, mer långsiktig process? Information eller dialog?

VAD ska du säga?
Ett intressant, begripligt och användbart budskap ur målgruppens synvinkel.

HUR ska du säga det?
Vilket tonläge - förnuft eller känsla? Fakta eller upplevelse? Vilken form? Bilder, skrift, muntligt? Vad går hem hos din målgrupp?

VAR ska du säga det?
Affischer, webben, personaltidningen, personligt möte? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas, både i olika kanaler och över tiden för att få effekt. Det vet skickliga reklammänniskor. Ordet reklam betyder just ropa om och om igen.

VAD kostar det?
Vilka resurser har du - i tid, pengar och människor? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning. Glöm inte att pricka in den tid du själv måste lägga ned! Kommunikation innebär alltid ett personligt engagemang.

HUR kontrollerar du effekten?
Redan i planen bör du tänka igenom hur du kan styra kommunikationsprocessen och mäta effekten. Var finns de kritiska kontrollpunkterna? Hur ska resultatet följas upp?

10 tips för att kommunicera förändring

Förändring är en förutsättning för utveckling och tillväxt, men förändring innebär också att vanor och trygghet rubbas. Det är därför som förändring så ofta möter motstånd bland medarbetare.
Det är genom att kommunicera rätt som man kan lyckas med en förändring. Medarbetare som förstår varför förändringen är nödvändig, vart organisationen är på väg och hur man tar sig dit, känner större trygghet och delaktighet - och ser därmed snabbare möjligheterna i det nya.

Tio tips hur du lyckas kommunicera i förändring!

Att kommunicera i förändring är en stor utmaning för både ledare och kommunikatörer. Pröva de här tipsen och du har större chans att lyckas:

1. Gör en särskild kommunikationsplan för förändringen och låt den bli ett styrdokument under hela processen.

2. Kommunicera snabbt, ge fakta och var ärlig.

3. Skapa enkla och tydliga budskap och träna alla talesmän så att de kan framföra dem övertygande.

4. Kommunicera regelbundet vid bestämda tider - åtminstone en gång i veckan - även om det inte finns något nytt att säga. Kontinuerlig information skapar trygghet och minimerar ryktesfloran.

5. Ge stöd till alla chefer, så att de kan föra dialog om förändringen med medarbetarna. Närmaste chef är den mest trovärdiga kommunikatören.

6. Agera i nära kontakt med massmedierna och förse dem med så mycket information som möjligt.

7. Samverka med facket och använd samma faktabakgrund i all kommunikation.

8. Ord måste följas av handling. Se till att cheferna är goda förebilder, belöna och lyft fram »rätt« beteende.

9. Följ upp, visa på framsteg (även de små) och bekräfta att förändringen är på rätt väg.

10. Lyssna av bland medarbetarna med jämna mellanrum, så att du vet att budskapen uppfattats rätt och vad som ytterligare behöver göras för att nå förändringsmålen.

Caisa Alpsten - Caisa Alpsten leder konsultföretaget Vinco. Som konsult hjälper hon ledningsgrupper, informationsansvariga och chefer att utveckla den interna kommunikationen. Hon arbetar med analyser, kommunikationsträning, mentorskap och processledning. Problemlösning och analys som snabbt omsätts i praktiskt genomförbara idéer är hennes styrka. Hon är en ofta anlitad föreläsare samt ledare av seminarier och workshops.Läs mer >> Hemsida